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Alterando o assunto de uma mensagem/e-mail para melhorar as buscas/search

August 4th, 2010 |

Author: Tiago Bigode

Alterando o assunto de uma mensagem/e-mail para melhorar as buscas/search

Uma das funções mais produtivas do Microsoft Outlook é a busca/search. Seja usando o índice rápido ou a busca normal sempre encontro o material que preciso de forma rápida.

Porem algumas pessoas insistem em enviar mensagens/e-mails sem especificar corretamente o assunto, colocando referencias curtas ou mudando o assunto do corpo da mensagem/e-mail sem modificar o assunto.

Exemplo: Assunto: relatório.

O correto seria:

Assunto:Relatório de vendas. Período Março de 2010.

Desta forma quando eu precisar procurar pelo relatório de vendas de março minha busca será muito simples. Com o assunto sendo apenas relatório eu sempre precisarei navegar entre as diversas mensagens/e-mails que contenham a palavra relatório até encontrar a mensagem/e-mail correta.

Mas graças ao tio Bill Gates, o Outlook possui uma funcionalidade que permite facilmente que os assuntos das mensagens/e-mail sejam alterados para facilitar seu arquivamento e futuras buscas, mesmo que você não seja o autor da mensagem!!!

Para alterar a mensagem/e-mail abra a mensagem com um duplo-clique e clique em cima da minha do assunto. Apesar de não aparecer marcado, você pode digitar e alterar o que você quiser. Depois de ter digitado o assunto correto da mensagem aperte ESC e o Outlook irá perguntar se você deseja salvar a alteração. Diga SIM e pronto. Mensagem arquivada corretamente!!

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Tags: arquivamento, assunto, busca, e-mail, outlook, search |

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Marcando suas respostas com o seu nome para facilitar a leitura.

July 31st, 2010 |

Author: Tiago Bigode

Marcando suas respostas com o seu nome para facilitar a leitura.

Quando se está envolvido em grandes conversas, normalmente com mais de um participante, é difícil conseguir ler a mensagem de forma ordenada, sabendo quem respondeu o que. Por conta desta bagunça, me preocupo quando vou enviar uma resposta, para garantir que seja fácil identificar qual “pedaço” é a minha resposta.
O Outlook já tem uma funcionalidade que permite que todas as suas respostas (replys) sejam identificadas com o seu nome, tornando desta forma a leitura mais simples e rápida.
Veja um exemplo de como isso se apresenta:

Para ligar este recurso você deve ir ao menu “ferramentas->opções de e-mail” e em seguida marcar a opção “Marcar comentários como” e colocar o seu nome ou qualquer outro texto que você deseje.

Agora salve a configuração apertando o botão OK e responder qualquer mensagem que lhe foi enviada!
Esta dica me foi ensinada pelo meu sócio Erik Lopes. Erik, muito obrigado!

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Tags: dicas, marcando suas respostas com o seu nome, office, outlook, replys |

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